سامانهٔ مدیریت پرونده
هر پرونده را از ثبت تا بستهشدن، با ردگیری کامل، پیگیری، مدیریت و حل‌وفصل کنید.
یک پلتفرم قدرتمند مدیریت پرونده که برای نهادهای دولتی، مراکز درمانی و سازمان‌های بزرگ ساخته شده است. هر پرونده به‌صورت سرتاسری با پایش SLA، ارجاع خودکار و گزارش‌گیری جامع پیگیری میشود.
- گردشکارهای قابل‌سفارشی‌سازی
- پایش و هشدار SLA
- مدیریت اسناد
- ردگیری کامل
سامانهٔ مدیریت پرونده با پاسخ‌گویی کامل، از ثبت تا بستهشدن
سامانهٔ مدیریت پروندهٔ ما به نهادهای دولتی، مراکز درمانی و سازمان‌های بزرگ یک محل واحد برای ثبت، تخصیص، پیگیری و حل‌وفصل هر پرونده می‌دهد. هر پرونده یک گردش‌کار قابلتنظیم را طی میکند و زمانسنج SLA، ارجاع خودکار و ردگیری کامل نشان میدهند چه کسی، چه کاری را و چه زمانی انجام داده است. مدیران پیش از گذشتن مهلت می‌بینند کار کجا گیر کرده است، نه پس از رسیدن شکایت.
این پلتفرم با نام CaseDesk ارائه میشود. CaseDesk Standard برای تیمهای حداکثر ۲۵ کارشناس، فرمهای قابلتنظیم، هشدار SLA و گزارشهای استاندارد دارد. CaseDesk Pro برای سازمان‌های تحت نظارت ساخته شده است که به کارشناسان نامحدود، مدیریت اسناد با امضای الکترونیک، گردشکارهای چندمرحلهای، دسترسی پیشرفتهٔ مبتنی بر نقش و یکپارچگی API با دیگر سامانه‌هایشان نیاز دارند.
چرا تیم‌ها کار پروندهها را به CaseDesk می‌سپارند
گردشکارهای قابلتنظیم
فرایند واقعی خود را پیاده کنید؛ از ثبت و دسته‌بندی تا بررسی، تأیید و بستن پرونده. هم‌گام با تغییر سیاست‌هایتان، فرم‌ها، مراحل و قواعد را تغییر دهید.
زمانسنج SLA و ارجاع خودکار
هر پرونده مهلت خودش را دارد. زمان‌سنج‌ها و هشدارها با نزدیکشدن مهلت به کارشناس و سرپرست خبر میدهند و قواعد ارجاع، کارهای عقب‌افتاده را خودکار به فرد مناسب می‌سپارند.
ردگیری کامل
هر اقدام، تغییر وضعیت و سند در پرونده ثبت میشود و شواهد لازم برای بازبینی داخلی، رسیدگی به شکایات و ممیزی‌های نظارتی را فراهم میکند.
امنیت مبتنی بر نقش
دقیقاً تعیین کنید چه کسی می‌تواند هر نوع پرونده را ببیند، ویرایش یا تأیید کند. پرونده‌های حساس فقط برای افراد نیازمند قابل مشاهده‌اند و مدیریت داده‌ها مطابق با GDPR است.
از کاغذ و صفحه‌گسترده تا سامانهٔ پرونده‌ای فعال
-
بررسی فرایند شما
مرور می‌کنیم پروندهها چگونه می‌رسند، چه کسی به آنها رسیدگی میکند، چه مهلت‌هایی حاکم است و به چه گزارش‌هایی نیاز دارید.
-
پیکربندی CaseDesk
انواع پرونده، فرم‌ها، قواعد SLA، ارجاع‌ها و نقش‌های کاربری مطابق شیوهٔ کار شما تنظیم می‌شوند.
-
اتصال سامانه‌ها
در صورت نیاز، CaseDesk را از طریق API به CRM، سامانهٔ صف یا دیگر پلتفرمهای شما وصل می‌کنیم تا داده‌ها دوباره وارد نشوند.
-
آموزش و راه‌اندازی
کارشناسان و سرپرستان روی گردش‌کار خودشان آموزش می‌بینند و تیم پشتیبانی ما پس از راه‌اندازی هم کنارتان می‌ماند.
چه کسانی از نرم‌افزار مدیریت پروندهٔ ما استفاده میکنند
نهادهای دولتی
درخواست‌ها، مجوزها، شکایات و استعلام‌ها را با ردگیری کامل و پاسخ‌گویی روشن برای هر تصمیم رسیدگی کنید.
مراکز درمانی
شکایات بیماران، ارجاع‌ها و پرونده‌های اداری را با پایش SLA و دسترسی محدود بر اساس نقش پیگیری کنید.
بانک و خدمات مالی
اختلافات، شکایات مشتریان و پرونده‌های انطباق را با مسیرهای ارجاع مستند و گزارشهای قابل‌خروجی مدیریت کنید.
تیمهای خدمات سازمانی
صندوق‌های ایمیل مشترک و صفحه‌گسترده‌ها را با یک سامانهٔ واحد جایگزین کنید که در آن هر درخواست مسئول، مهلت و سابقه دارد.
پرسش‌های متداول دربارهٔ سامانهٔ مدیریت پرونده
سامانهٔ مدیریت پرونده چیست؟
نرمافزاری است که هر واحد کار، مانند یک درخواست، شکایت یا تقاضا را بهعنوان یک پرونده ثبت میکند و آن را در مراحل تعریفشده تا بستهشدن پیگیری میکند. این سامانه مسئول تعیین میکند، مهلتها را اعمال میکند، اسناد مرتبط را نگه میدارد و از هر اقدام ردگیری کامل ثبت میکند.
تفاوت CaseDesk Standard و CaseDesk Pro چیست؟
CaseDesk Standard برای تیمهای حداکثر ۲۵ کارشناس طراحی شده و فرمهای پروندهٔ قابلتنظیم، زمانسنج و هشدار SLA، اعلان ایمیلی و درونبرنامهای و گزارشهای استاندارد دارد. CaseDesk Pro کارشناسان نامحدود، مدیریت اسناد و امضای الکترونیک، ردگیری کامل، گردشکارهای سفارشی چندمرحلهای، دسترسی پیشرفتهٔ مبتنی بر نقش، یکپارچگی API و مدیر پشتیبانی اختصاصی را اضافه میکند.
زمانسنج SLA و ارجاع خودکار چگونه کار میکنند؟
برای هر نوع پرونده میتوان زمان هدف رسیدگی تعیین کرد. زمانسنج با باز شدن پرونده شروع میشود، هشدارها با نزدیکشدن مهلت به کارشناس مسئول و سرپرست او اطلاع میدهند و قواعد ارجاع، پروندههایی را که از SLA عبور کردهاند دوباره تخصیص میدهند یا علامتگذاری میکنند تا هیچ کاری بیصدا عقب نیفتد.
آیا CaseDesk به سامانههای دیگر ما متصل میشود؟
بله. CaseDesk Pro یکپارچگی API دارد، بنابراین پروندهها میتوانند از پلتفرمهای دیگر ایجاد شوند و بهروزرسانیها به آنها بازگردانده شوند. همچنین میتوان آن را به سامانهٔ مدیریت هوشمند صف ما متصل کرد تا مراجعهای که در باجه انجام شده است بهعنوان پرونده ثبت شود.
به سامانهٔ مدیریت پرونده علاقه‌مند هستید؟
با تیم ما گفت‌وگو کنید و یک معرفی اختصاصی دریافت کنید.
درخواست دمو